Как правильно готовиться к тендеру

Как правильно готовиться к тендеруЕсли начинающий менеджер думает, что в подготовке и проведении тендера нет ничего сложного и заумного, то он ошибается. Лучше изучить «матчасть» перед первым в жизни тендером, чем начать свою управленческую деятельность с фатальных ошибок, которые принесли подведомственному бизнесу серьёзные убытки.

Первый этап – подготовительный. Прежде чем объявить тендер, необходимо определиться со следующим: зачем это нужно – цели, к чему хотим прийти по окончанию этого – задачи и, как хотим это сделать – форма проведения тендера. Выше указаны внутрикорпоративные действия, и обычно проводятся маркетинговой службой.

Второй этап – концептуальный. «Рыба» выработанная на первом этапе должна быть положена на бумагу. Разрабатывается бриф или условия проведения тендера. Это самый важный этап. Если потенциальным участникам будет максимально понятно, чего от них хотят, то ваша компания получит наиболее выгодные и эффективные предложения. Если тендер маленький и незначительный, то этап не так важен. Но многие тендеры очень сложны, проводятся в несколько этапов и требуют не стандартного подхода «продал-купил». На этом этапе также оговариваются требования к поставщикам, форма тендера – открытый или закрытый, сроки проведения и процедура подведения итогов.

Третий этап – выбираем участников. Бриф является приглашением потенциальных участников для участия в тендере. Можно предложить бриф для всех желающих, а можно направить его только компаниям, с которыми бы хотелось работать. Практика показывает, что второй подход более эффективен. Если проводится «тендер цены», т.е. ваша компания просто ищет самую выгодную цену, то приглашается 4-5 компаний. А вот если проводится «тендер решений», т.е. сначала определяется наиболее эффективный подход, а затем наиболее выгодная цена, то список участников увеличивают до 9-10 компаний. В этом случае на втором этапе тендера первоначальный список претендентов уменьшается, как правило, в два раза.

Четвёртый этап – уточняем позиции. Потенциальные участники будут задавать много вопросов, и придётся потратить немало времени, чтобы оговорить все детали и нюансы. Здесь проявляются преимущества ограниченного количества участников. Если вы пригласите для участия в тендере 20-30 и более компаний, то времени на переговоры потратите пропорционально больше, а результат будет таким же как с 5-10 компаниями. Практика это утверждение многократно подтверждала.

Пятый этап – анализируем предложения. Просмотреть «сухие» бумажки будет недостаточным, чтобы принять правильно решение. Нужен прямой контакт тендерной комиссии и участников тендера. С этой целью проводятся презентации, на которых участники тендера пытаются убедить вас в выгодности их предложений. Шестой этап – определяем победителя. Остаётся проанализировать всю полученную информацию и принять решение. Можно сделать это коллегиально – обсудив и проголосовав, а можно более формально – заполнить регламентированную тендерную таблицу и определить победителя по количеству набранных баллов.

Седьмой этап – заключение. Осталось объявить победителя и сообщить всем участникам о завершении тендера. Этот этап не стоит пропускать иначе имидж вашей компании будет подпорчен. Ведь будет некрасиво, если участники узнают об окончании тендера, когда над заказом будет активно работать победитель.

Комментирование и размещение ссылок запрещено.

Comments are closed.


Thanx: Radlix